看懂財務三表，輕鬆掌握營運方向盤

企業的營運活動包含資金需求與用途、負債與借貸、進貨與支出、營收與利潤等，通常這些項目到年底結算時，會產生3張財務報表，然而基於健全管理目的，即時瞭解營運現況，財務報表採每月編製較適宜。
一、資產負債表(每月編製)
公司在某一個時間點上，有多少財產和負債?公司的財產和借貸狀況如何?

二、損益表(每月編製)
想知道公司賺了多少錢?
公司在一段時間內，賺了多少錢

三、現金流量表(每季編製)
公司的資金增減狀況如何?
公司在一段時間內，資金增減的原因
以上三份報表反映了企業經營現況，而決策的正確與否，最後也會反映在會計數字上。其中損益表是最簡單的，它表達了一段經營期間內的營運狀況，透過此表便可評估績效、控管成本和擬定未來目標，當你熟悉損益表後就可以進一步搭配另外兩張表：資產負債表與現金流量表，相較來說資產負債表可以協助釐清企業的財產和借貸，現金流量表顧名思義就是在講企業的的資金增減狀況，若你沒有財務背景也沒關係，只要好好學會這財務三表必能完整掌握企業經營現況與未來!!

成本與費用你分得清楚嗎?

成本與費用都是花錢出去，但是結果卻大大不同，怎麼說呢?
成本是會讓你有機會獲得收入，但是費用可不是這樣囉～
就讓我簡單的跟大家說明一下吧!

簡單來說【成本】，就是指與收入有直接相關的支出，當你錢花出去買回來的東西，會為你賺得更多的利益，相對來說與收入間接相關的支出，就稱為【費用】，費用只會產生一次性效益。


舉例：購買設備所花的錢都稱為成本，因為設備會運作而產生效益，而花在水電費上的每一分錢都只用一次並不能重複使用，我們就稱為費用。


雲端帳簿有詳細的費用分析圖表，只要仔細並認真地輸入數值，就能輕鬆了解到底錢花在哪裡。
搞清楚成本與費用才能更仔細掌握公司是否有賺錢唷~

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這太神了，不知不覺就存錢的秘密

最近朋友分享了一個很有趣的存錢方法，其實有點像是個遊戲，規則是這樣的：
第一個禮拜存10元，第二個禮拜存20元，第三個禮拜存30元...直到第52個禮拜（一年），轉眼這段時間一共存了多少錢？13,780元！

這激起沒有儲蓄習慣的人的樂趣，當然如果你覺得10元太少也可以改成50元或100元。

照著表格做就可以更有系統的存錢，把目標由大化小，養成了儲蓄的習慣。
一件事如果做完時能夠產生成就感，它將為我們帶來更大的動力去完成下一個目標，理財是一輩子的事，所以每達成一個理財階段，從中獲得的成就感是很重要的。
不過成就感可不是做些 Easy 的事自我催眠就能擁有，正因為目標有一定的難度，太簡單就沒有感覺啦!
隨著時間愈靠近最後一週，所需要存入的錢也就會愈多，一般大概在第20週之後就會遇到撞牆期，如果能夠完成它一定會超有成就感，大家一起加油喔~

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「商品編號」小原則大受用，「編碼」這樣做就對了

使用資訊系統時，基本資料最重要的設定就是如何「編碼」。不論是商品編號、客戶編號、廠商編號或其他代號，這些編號會在資訊系統中的許多單據呈現，因此該如何規劃出有條理的資料編碼，又有哪些編碼原則要注意呢？
 

以下十項編碼原則讓你的編號更易讀：

一、反映分類
在規劃編碼方式時，將資料的分類納入編號中，以不同代碼表示不同的分類，這樣看到商品編號中的類別代碼就知道所屬分類了。

二、反映順序
為了方便將資料做排序，可以在編碼時加入大小順序，這樣報表會比較容易閱讀和查找。

三、變動屬性不納入
例如客戶的地址可能會搬遷，因此編碼時不建議將地址納入編號中，避免後續需要修改的困擾。
四、具備彈性
大部分的資料都需要有可以再擴充的彈性，所以最好規劃出有流水編號的編碼方式，滿足後續新資料的使用需求。

五、越短越好
在符合編碼原則的情況下，可以盡量減少編號的長度，會較容易記憶和提升效率。
六、避免暗示性的編碼
除了反應分類、順序之外，盡量不要將冗長的暗示性文字納入編號。

七、避免使用特殊符號
像「 * & ? $ @ # 」這類符號會增加輸入時的困擾，而「 , ; % _ | " ' 」符號通常是系統禁止編列的喔！

八、避免使用英文字母I、O
常讓人傻傻分不清的數字1、英文小寫l和大寫I，數字0和英文O，編碼原則就是最好避開這類字元以免混淆，改用其他容易辨別的字母代替。
九、同類的編碼長度應一致
使用相同的編碼長度，可以減少出錯，也更容易閱讀。

十、大中小分類+流水碼
第一項有提到編碼方式要能反映分類，如果像商品資料比較多，且有區分細項的類別，進行商品編號時就可以用不同的字母順位區分大、中、小類。例如「A 01 001 001」，其中A是大分類、01是中分類、001是小分類，而001是流水編號，這樣後續有新的資料時就能很快速的完成商品編號囉！

((點此看商品編號、客戶編號、廠商編號的編碼範例))

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延伸閱讀：倉管必知-庫存盤點 5步驟延伸閱讀：庫存數量又不對了，怎麼會這樣？
延伸閱讀：借出商品轉為銷貨打單，雲端ERP做給你看

倉管必知-庫存盤點 5步驟

庫存盤點流程：盤點計畫→實地盤點→盤盈虧調整。
想做好庫存管理，定期盤點是必要的，但到底要怎麼做，才不會盤的手忙腳亂、頭昏眼花？以下5件事一定要知道。

1.盤點的目的：點算商品數量與系統帳上差多少

2.盤點流程：盤點計畫→實地盤點→盤盈虧調整
3.盤點前注意：商品都依照單據進出完畢了嗎？

4.盤點中檢核：安排不同人員進行複盤

5.盤點後登錄：重計→輸入實盤數量→轉單做調整

注意！當盤點單轉成調整單後，當天不可以再建立影響庫存數量的單據，所有單據要隔天再輸入喔！


想進一步了解細項說明請看完整版「倉管必知-庫存盤點 5步驟」

為什麼要使用ERP？

之前和朋友討論到像我是中小企業主，到底公司需要安裝ERP嗎...這是他和我分享他以前曾在學校寫的文章(節錄一點點篇幅)和大家分享思考一下...或許我的公司在使用前，需要注意一些觀念，才能真正在使用資訊系統~看出經營的效率吧~~~

探究資訊系統導入動因是為了創變，操作(人)要改變；若是為了應變，則是系統要配合。資訊化是發展策略，組織演化或進化議題往往因主從關係不同會有不一樣的導入規劃設計。


導入資訊系統的思考是一種策略規劃，不是採購決策，應已衡量組織需求以及可負荷程度。導入系統需要耗費一定的費用與時間成本，但ERP的效益可以超過支出的效益，導入系統，在生產、財務、人資三方面可以更有效率。如：程式設計成本、人事花費等費用，有的大型企業的系統建置費用可能加起來都會超過好幾億元；另外也可能面臨規劃不佳造成導入磨合期冗、以及導入系統後人員的作業流程需要重新學習與上手等問題，但相較傳統作業，公司資料得以順利保存、人員異動交接時資訊與操作模式更能完整順暢，為了處理事情的效率提高、資訊準確，導入系統便為公司成長不可或缺的轉變。

以買賣業為例，何時導入新商品、淘汰舊商品？既有的商品如何分類上架？什麼商品應該捆綁銷售？節前節後、淡季旺季，甚至一天之內不同時段的每一商品該如何定價？何時降價？哪些商品何時要提高倉儲量？這些都要基於數據分析才能回答得好。唯有系統化才能準確且迅速的了解數據資料。

會計系統 - 執行年度結轉的好時機

使用雲端ERP B2的會計系統做會計帳年度結轉，不需要自己辛苦切傳票做會計分錄，只要按一次執行鈕，帳目即可輕輕鬆鬆完成。問題來了！會計年度結轉到底是什麼？何時需按下「會計年度結轉」的作業按鈕呢？

結轉的作用
「當年度的損益相關科目結成次年度的前期損益(或計入累積盈虧)，並將實帳戶的金額結轉為次年度的期初金額。」簡單來講，就是當一個年度結束時：
1. 虛帳戶結清：將上一年度的期末餘額轉到今年一月的前期損益或累積盈虧科目
2. 實帳戶結轉下期：將上一年度的期末餘額轉到今年一月的期初金額

還是不懂的話沒關係，只要記得：

年底到了要跨入下一年度時按下「會計年度結轉」就萬事OK！

這個動作在B2會計系統中不會產生傳票做會計分錄，只要按鈕後讓程式執行完成，就可以直接看報表確認是否結轉成功。

 

結轉的時機
使用B2會計系統作帳，執行年度結轉的時機通常有兩種：
1. 當年度會計帳已做全部做好 → 請做會計年度結轉
2. 當年度會計帳尚未完全做好，但要切明年的會計分錄了 → 請做會計年度結轉

注意唷！
B2會計系統做年度結轉便利又快速，但有以下幾點還是需特別留意：
<看完整「會計系統年度結轉注意事項」>

雲端帳簿∣一位咖啡店老闆的真情告白

一位很可愛的咖啡店老闆真心分享，雖然正妹一去不回來
但是雲端帳簿能幫到老闆處理店內的記帳、帳務鎖事，也是好事一椿!
恭禧老闆邁向記帳人生~
全文如下：

小弟是個開著咖啡店的店小二，養兩隻貓老闆
每天上班就是等著客人上門，希望存一筆錢可以換大的店面啦~
所以提醒自己每天勤記帳，就連一張發票都不能放過！

前陣子有個客人介紹我一個記帳的APP叫雲端帳簿，一開始我沒甚麼興趣
說什麼用雲端來記帳，讓手機取代紙本記帳(沒錯，我還是用手寫紀錄)
好像很炫，說是像我們這種沒有請會計，自己記帳的點很適合
又聽她說可以免費使用1個月，又是現在市占率還蠻高的公司推出來的產品(完全沒概念)
因為客人還滿正的，所以我抱著半信半疑的態度，開始用這個記帳軟體

把每天進貨的原物料跟賣出去的豆子、咖啡、店裡的開銷依序記到app內
不知不覺也半個月過去了
這app還能提醒我存貨不足和利潤分析
功能大致上不錯，只是編寫的比較細，我有時候很懶得一一輸入XDD
基本上是個容易上手的app，有進銷存還有一些報表可以看，滿符合我懶人的個性!不過因為客人的推薦開始(誤入)記帳人生，不知道是好事還是壞事…
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庫存數量又不對了，怎麼會這樣？

每當到了盤點時刻，庫存數量的變化總是讓人很傷腦筋。
「奇怪？帳上明明就還有12個，這裡怎麼只有10個？」
「這個應該已經賣完了啊，怎麼還有一箱？！」

明明已用ERP進銷存系統管帳，但庫存數量還是有誤？
很多老闆和員工心中常有疑惑，使用進銷存系統來建立單據，為何商品的庫存數量怎麼還老是不對？搞到員工自己都分不清，到底是進銷存系統帳上的庫存數量對的，還是實際盤點的庫存數量才是對的。


養成打單再拿貨的好習慣一般公司使用進銷存系統時，KEY單及領貨不一定是同一人，所以做好「依單領貨」的流程可避免人為疏失的風險。若借用商品來拍照或展示，也最好先KEY「借用」或「調撥」記錄商品取用狀況，待實際取貨時，也要再次核對單據明細是否和領取的商品相同。

商品做好歸納、分類，並標籤
適當的將商品做好歸納、分類是必要的...(查看全文) 

【活動花絮】 善用雲端工具，提升企業即戰力

雲端時代來臨，各位老闆及主管跟上腳步了嗎?

本次與中華雲市集共同辦理課程，課程中還有安排體驗雲端應用工具呢!!

這此課程除了要跟大家分享雲端時代的新工具，講師也針對「財務管理」的概念與學員分享，包含了：

1.記帳除了紀錄收支外，更重要的是培養「抓漏」的能力

2.切務以短支長，造成資金的致命危機

3.利用一棵樹，馬上學會財務報表的各項重點

4.掌握財務三原則
各位學員有掌握到這些重點了嗎?

課程中大家除了認真的在聽講師說明，更與講師同步體驗雲管帳工具的方便

活動中特別安排中華雲市集 梁經理詳細的跟學員講解中華雲市集的相關內容
非常感謝大家遠道而來，在過去中小企業財務e化需要龐大的資金與人力的投入，在雲端時代來臨的同時，也為中小企業主財務e化開闢了新局面，不用再大量的人力與資金，也能有效導入財務e化!!
而且像雲端帳簿不限裝置的使用模式、雲端ERP B2使用量120Mb以下免費，除了能減輕企業的負擔，還可以走到哪用到哪~真的是很棒的新工具~
擁抱雲端，就趁現在!!

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記帳抓漏，一次學會資金預估怎麼抓！

很多創業的老闆們，都知道記帳很重要、很重要、很重要！因為當你不管帳，營收30萬元和300萬元，下場也都差不多，因為當你記了帳，卻不懂得學會抓漏，就很容易就掉進了永遠都在「創業」的困境之中。

有些老闆在客戶跳票的當天，才發現公司帳戶裡的錢不夠支付。到底是發生什麼事？老實說，因為有些老闆平時喜歡用「心算」來計算手邊是否有足夠的錢付款，在現金管理不夠確實的情況下，一旦現金產生了缺口，公司馬上就會有跳票、倒閉的風險。

有人會說，那編製財務報表可以避免了吧!?可惜的是，財務報表幾乎都是事後編製的，而且最多一個月才編一次，所以若是要維持公司現金流量的正常運作，最基本的就是要做到現金管理。

「現金管理」的重點是什麼呢？

我們用「時間」的角度看，現在的現金包含「現金」及「銀行存款」，未來的現金叫「應收帳款」；而未來的支出叫「應付帳款」。將現在的現金(含銀行存款)加上未來的應收帳款，夠不夠支付未來的應付帳款，正是做生意「現金管理」的重點。

要如何落實「現金管理」?

會計師建議每天要製做一張「現金日報表」，將現金、銀行存款當天的進出明細，以及未來一個月內的應收和應付廠商金額、日期，數字加減、天天檢視，但是這對老闆們是非常麻煩的一件事，所以現在也有許多記帳app，像雲端帳簿就可以達到現金管理的效果，用手機能記帳外，還能利用雲端運算的強大功能看即時的報表，對於在外打拼的老闆們來說是一大利器!

(圖1 簡易型資金預估表)

簡單的資金預估表透過自動計算的功能，將現金、銀行存款、應收帳款」和應付帳款依收付款時間點排列，在往後每5天就可立即看最新的資金預估狀況，不再擔心跳票或其他突發的資金狀況!

 
(圖2 預估明細) 

要學會透過記帳，找出賺錢的主因，以及真正的獲利來源，時時掌握現金流量，因為當你看到財務報表時，往往代表著一切都已來不及了！有一個好的現金管理觀念，再透過方便易上手的工具，避免因現金掌控不確實，意外造成致命傷。
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沒有資訊人員，中小企業也能e化成功

化企業為什麼要e化？
這個問題就如同為何要用WORD打文章,不再手寫文章,因為後續的美編,排序都很方便，更何況是企業用戶。「企業為什麼需要使用系統？」，簡單的說就是利用電腦，將公司的交易流程和營運作業電子化，提升整體效率、降低人為錯誤，讓公司可以更專注於核心服務與產品，提升競爭力。

沒有資訊人員怎麼做e化？
在過去，企業需要聘用專職的資訊人員，負責維護電腦設備、架設網站、甚至建置企業管理系統，而現今電腦網路的服務與應用普及，許多人即使不懂怎麼組電腦、寫程式，也可利用其他企業建置的Ｅ化環境，如Google、Dropbox也還是可以快速擁有自己的、部門的、企業的e化系統。

電子商務自己DIY
想要有自己的電子商務網站，網路上的網路拍賣、開店平台，讓中小企業不需要一開始就投入大把資金建置不確定營運效果的網站。
公司形象網站或內部活動網頁可直接利用免費的...(查看全文)

企業導入系統的三種方式

企業導入系統的過程中，大致可以區分為三種導入方式：

1.全面性導入
作法是將企業現有的系統完全淘汰，而直接改用整套資訊系統來連接全部的事業部門，藉由大幅度的改變，調整組織的營運方式與人員編制，同時達到企業流程再造的目標。倘若企業事先沒有規劃好，其所承擔的失敗風險也會很高，甚至帶給企業嚴重的危機，其背後面臨到的失敗成本是非常高的。

2.漸進式導入
若以導入的風險為思考出發點，會先選擇企業的一個事業單位或是功能部門，將所需要的模組作一次性的導入，待其系統運作順暢後，再進行全面性的導入，可大幅降低失敗的風險，同時可累積導入時的經驗與資源，節省全面導入的龐大花費。相對的，企業就必須付出漫長的時間成本，等待所有事業單位或功能部門都導入後，企業內部才有一套整合性資訊系統。

　
3.快速的導入
企業依據某部分的管理、作業需求做規劃，選擇導入財務管理、 人事管理、生產製造管理、配銷系統等部份模組，等將來有需要時，再進行其他功能模組的導入，如此可達到快速導入的需求。但是背後卻也帶來缺乏整體規劃的風險，因為單一模組的導入缺乏與其他部門作整體的協調，導入的眼光只侷限在單一模組，未來如果需要整合其他模組，就會面臨到重新規劃的風險成本。

不論企業選擇哪一種導入方式，都要「找對的人、做對的事」才可以讓資訊系統的導入達到事半功倍效果，企業高階主管的支持與參與、專案推行小組的推行、全體員工的執行落實及ERP廠商的專業程度，這四方面良好的協調運作是企業資訊系統能順利導入的關鍵，然而就如同企業經營追求卓越與穩健一般，資訊系統本身也必須隨著企業經營模式的轉變成長作持續性、階段性的投入與修正，才能成為適合企業經營發展的最佳解決方案。


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延伸閱讀：企業導入系統是救命還是傷本？
延伸閱讀：雲端ERP、買單機版，哪個“成本”划算？
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「雲端帳簿」榮獲台灣微軟『2014最佳雲端服務開發商獎』

三十多年來，鼎新電腦不斷自我鞭策，為企業創造數位價值、協助產業發揮經營績效，針對企業不同階段的發展及需求，運用雲端技術開創新型商業模式，選擇佈署在Microsoft Windows Azure的雲端資料中心，透過在地的服務支援以及在服務等級協定（SLA）99.95% 的可用性，歷經一年半的發展，今(2014)年鼎新電腦以「雲端商務A1-雲端帳簿」在眾多雲端服務廠商中脫穎而出，於8/19獲得臺灣微軟『2014最佳雲端服務開發商獎』的肯定。

帶領微型企業邁向雲端管理的新紀元

近年來雲端話題持續的被廣泛大眾討論，「雲端運算」正在改變全球十億人電腦使用習慣的資訊新革命！隨著智慧型手機及平板電腦等行動裝置爆發性普及、網路應用更趨成熟，雲端運算已經成為市場顯學，對中小企業而言，雲端可以大幅降低企業設備建置成本，根據麥肯錫的研究報告，若是將主機設備購置、維護、網路管理與軟體升級交給雲端資料中心來處理，營運成本至少可以省下30％。

根據經濟部中小企業處的統計，台灣中小企業總數超過百萬以上，其中更有80％是屬於員工數低於5人的微型企業，在IT建置上有著技術與預算有限的困擾，在雲端運算的時代之中，鼎新電腦身為台灣ERP的領導廠商，也率先投入雲端服務的研發，運用雲端技術創新商用軟體的營運模式，鎖定微型企業的記帳管理需求，推出雲端商務A1-雲端帳簿App，透過雲端有效降低企業設備建置成本，而軟體支援多種行動裝置，在手機、平板、電腦各種裝置、任何地點下，只要透過網路登入，就能開始使用「雲端帳簿」服務。

長尾理論的雲端模式，機密資料防護滴水不漏

記帳與財務分析服務最關鍵的是確保每位客戶資料的安全性，為了讓客戶擁有更高度的保障，鼎新電腦選擇佈署在通過國際資安認證及具備三地備援機制的Microsoft Windows Azure雲端資料中心，其自動延展運算資源、高可靠度、彈性擴充、自動化等特色，讓Windows Azure自動調節雲端資源，在面對服務需求擴大的同時，幫助公司服務維持在最佳狀態。

鼎新電腦以領先業界服務全國80萬家微型企業，實踐長尾理論的雲端獲利模式並獲選執行經濟部中小企業處-103年雲端運算推廣服務計畫，推動雲端帳簿客戶年成長率150%(目前使用中客戶約3,000家) ，因此獲得臺灣微軟『2014最佳雲端服務開發商獎』的青睞。

雲端商務A1成為微型企業的第一幫手

鼎新電腦推出雲端服務的時間不算早，但卻都是依照雲端運算特性所建置，雲端商務A1不光可以在行動裝置、個人電腦使用，就連帳號申請、付款等等，均可以在網路自動完成，完全不需要仰賴人工處理。為了協助微型企業持續運用雲端服務提昇工作效率與競爭力，將延伸雲端帳簿後續的應用，如：雲端秘書，可事先通知客戶票據到期、資金不足等，有效控管財務風險，針對連鎖業者推出雲端連鎖帳等新的雲端應用，希望透過專業的技術與服務，讓台灣微小型及新創企業能夠享受高品質的雲端服務。
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