庫存數量又不對了，怎麼會這樣？

每當到了盤點時刻，庫存數量的變化總是讓人很傷腦筋。
「奇怪？帳上明明就還有12個，這裡怎麼只有10個？」
「這個應該已經賣完了啊，怎麼還有一箱？！」

明明已用ERP進銷存系統管帳，但庫存數量還是有誤？
很多老闆和員工心中常有疑惑，使用進銷存系統來建立單據，為何商品的庫存數量怎麼還老是不對？搞到員工自己都分不清，到底是進銷存系統帳上的庫存數量對的，還是實際盤點的庫存數量才是對的。


養成打單再拿貨的好習慣一般公司使用進銷存系統時，KEY單及領貨不一定是同一人，所以做好「依單領貨」的流程可避免人為疏失的風險。若借用商品來拍照或展示，也最好先KEY「借用」或「調撥」記錄商品取用狀況，待實際取貨時，也要再次核對單據明細是否和領取的商品相同。

商品做好歸納、分類，並標籤
適當的將商品做好歸納、分類是必要的...(查看全文) 

【活動花絮】 善用雲端工具，提升企業即戰力

雲端時代來臨，各位老闆及主管跟上腳步了嗎?

本次與中華雲市集共同辦理課程，課程中還有安排體驗雲端應用工具呢!!

這此課程除了要跟大家分享雲端時代的新工具，講師也針對「財務管理」的概念與學員分享，包含了：

1.記帳除了紀錄收支外，更重要的是培養「抓漏」的能力

2.切務以短支長，造成資金的致命危機

3.利用一棵樹，馬上學會財務報表的各項重點

4.掌握財務三原則
各位學員有掌握到這些重點了嗎?

課程中大家除了認真的在聽講師說明，更與講師同步體驗雲管帳工具的方便

活動中特別安排中華雲市集 梁經理詳細的跟學員講解中華雲市集的相關內容
非常感謝大家遠道而來，在過去中小企業財務e化需要龐大的資金與人力的投入，在雲端時代來臨的同時，也為中小企業主財務e化開闢了新局面，不用再大量的人力與資金，也能有效導入財務e化!!
而且像雲端帳簿不限裝置的使用模式、雲端ERP B2使用量120Mb以下免費，除了能減輕企業的負擔，還可以走到哪用到哪~真的是很棒的新工具~
擁抱雲端，就趁現在!!

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記帳抓漏，一次學會資金預估怎麼抓！

很多創業的老闆們，都知道記帳很重要、很重要、很重要！因為當你不管帳，營收30萬元和300萬元，下場也都差不多，因為當你記了帳，卻不懂得學會抓漏，就很容易就掉進了永遠都在「創業」的困境之中。

有些老闆在客戶跳票的當天，才發現公司帳戶裡的錢不夠支付。到底是發生什麼事？老實說，因為有些老闆平時喜歡用「心算」來計算手邊是否有足夠的錢付款，在現金管理不夠確實的情況下，一旦現金產生了缺口，公司馬上就會有跳票、倒閉的風險。

有人會說，那編製財務報表可以避免了吧!?可惜的是，財務報表幾乎都是事後編製的，而且最多一個月才編一次，所以若是要維持公司現金流量的正常運作，最基本的就是要做到現金管理。

「現金管理」的重點是什麼呢？

我們用「時間」的角度看，現在的現金包含「現金」及「銀行存款」，未來的現金叫「應收帳款」；而未來的支出叫「應付帳款」。將現在的現金(含銀行存款)加上未來的應收帳款，夠不夠支付未來的應付帳款，正是做生意「現金管理」的重點。

要如何落實「現金管理」?

會計師建議每天要製做一張「現金日報表」，將現金、銀行存款當天的進出明細，以及未來一個月內的應收和應付廠商金額、日期，數字加減、天天檢視，但是這對老闆們是非常麻煩的一件事，所以現在也有許多記帳app，像雲端帳簿就可以達到現金管理的效果，用手機能記帳外，還能利用雲端運算的強大功能看即時的報表，對於在外打拼的老闆們來說是一大利器!

(圖1 簡易型資金預估表)

簡單的資金預估表透過自動計算的功能，將現金、銀行存款、應收帳款」和應付帳款依收付款時間點排列，在往後每5天就可立即看最新的資金預估狀況，不再擔心跳票或其他突發的資金狀況!

 
(圖2 預估明細) 

要學會透過記帳，找出賺錢的主因，以及真正的獲利來源，時時掌握現金流量，因為當你看到財務報表時，往往代表著一切都已來不及了！有一個好的現金管理觀念，再透過方便易上手的工具，避免因現金掌控不確實，意外造成致命傷。
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沒有資訊人員，中小企業也能e化成功

化企業為什麼要e化？
這個問題就如同為何要用WORD打文章,不再手寫文章,因為後續的美編,排序都很方便，更何況是企業用戶。「企業為什麼需要使用系統？」，簡單的說就是利用電腦，將公司的交易流程和營運作業電子化，提升整體效率、降低人為錯誤，讓公司可以更專注於核心服務與產品，提升競爭力。

沒有資訊人員怎麼做e化？
在過去，企業需要聘用專職的資訊人員，負責維護電腦設備、架設網站、甚至建置企業管理系統，而現今電腦網路的服務與應用普及，許多人即使不懂怎麼組電腦、寫程式，也可利用其他企業建置的Ｅ化環境，如Google、Dropbox也還是可以快速擁有自己的、部門的、企業的e化系統。

電子商務自己DIY
想要有自己的電子商務網站，網路上的網路拍賣、開店平台，讓中小企業不需要一開始就投入大把資金建置不確定營運效果的網站。
公司形象網站或內部活動網頁可直接利用免費的...(查看全文)

聽聽「雲端帳簿」客戶怎麼說~

雲端帳簿如何協助微型企業記帳呢?
來聽聽客戶怎麼說～

 

上星期客人來找我做光療指甲，一邊幫她修甲一邊聊天才知道原來這位客戶是在軟體公司上班的小資女孩，她問我說我們都是怎麼記帳…這一問讓我有點不好意思回答(其實都嘛隨便紀錄一下而以…)

她說她們公司有出一個記帳APP可以幫助老闆記帳，叫我先使用30天免費看看，如果有滿意的話，之後可以再考慮購買，聽到這麼好康的事，愛貪小便宜的我(哈哈)當然立馬下載使用看看!!

客人還跟我說，如果我持續記帳一個月以上，月底還能看這個月那一天業績比較好，哪個項目比較多客人選擇，甚至還能跟其他的美甲師討論要推什麼樣的促銷活動來提升店裡的業績，聽的我好心動(平常根本就是在隨便亂記)

說真的，試用了一下介面和功能，我發現可以記錄每天店裡的收支狀況，例如:店租、水電、今天做幾個客人，項目是甚麼，而且就算今天不是我值班也能登入帳號密碼直接看今天店裡的開銷，無敵方便阿阿阿!!!

雖然是短短試用2個星期，可是以前沒有使用雲端帳簿A1這個app的時候，我都是先隨便寫在本子上，有時候一忙就常常會忘記要記帳進去，每個月再把所有的帳打到excel裡面，常常浪費很多時間~

目前使用雲端帳簿A1後，我跟店裡的美甲師說，做完客人就把交易紀錄登打進去（反正大家沒事也都在滑手機～）我也不用再整理，店裡的材料不夠時也能立即跟廠商叫貨，就不會再發生顏色不齊的狀況啦!!

全文出處：台灣社群論壇

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企業導入系統是救命還是傷本？

企業為什麼需要導入系統？
在創業初期，作業流程通常還在磨合階段，此時可能會需要E化帳簿或雲端帳簿，簡單但清楚地記錄公司帳務狀況，避免商品數量不清、收支混亂的問題。隨著企業營運穩定與成長，原本「校長兼撞鐘」的老闆可能開始有了財會、業務、和採購人員的需求，此時便需要較完整的ERP系統(企業資源規劃系統)來輔助與串接企業流程。導入系統的主要目的，就是將公司重複性的作業活動系統化，以降低人為錯誤，並節省人工資料處理時間，能夠更快速與即時取得營運交易資訊。

企業營運常見的問題
當業務量增加、往來會計科目增多，繁雜的原始憑證資料若單靠傳統紙本作業容易有遺漏，而且財會作業過帳、核對資料較費時，結帳作業容易延宕。在配銷作業中，如果業務無法即時掌握正確庫存，可能讓訂單銷售機會流失。若是存貨管理不當，無法針對數量過多的商品提早處理，也將造成資金週轉率降低。

導入系統就萬無一失？
正確導入系統後，確實能省去許多資料計算、核對、和傳統人工的作業時間，達到較好的內稽內控、高效率營運模式，但許多中小企業面臨公司組織改造或導入資訊系統時，常會發生許多問題，此時負責推動導入的人員便顯得相當重要。很多中小企業推動資訊化的專案人員，因工作繁忙，加上對系統流程架構不夠了解，相對在導入系統時，容易虎頭蛇尾、資料建置不完全，或是流程架構不嚴謹，導致最終系統無法達到最高效能，造成人員對資訊系統使用率降低。

找對的人做對的事
雖然導入系統需要耗費一定的時間與費用成本，也可能遇到規劃不佳造成導入失敗、各別導入後的系統整合問題，以及導入系統後人員的作業流程需要重新學習與上手，但相較傳統作業的效率不彰、資料難以保存、報表資訊不即時，耗費相同的人力成本但能處理的事情卻比較少，既影響公司整體營運績效，阻礙成長機會，長久下來將因缺乏競爭力而必須退出市場。如果可以「找對的人做對的事」，從最初就能擬定系統導入計畫，透過積極推動與不斷修正流程、人員的協調與配合，相信就能找到企業本身的最佳解決方案，達到事半功倍的導入效益。


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延伸閱讀：企業導入系統的三種方式
延伸閱讀：雲端ERP、買單機版，哪個“成本”划算？
延伸閱讀：雲端B2客戶：系統很流暢，一下就解決了

企業導入系統的三種方式

企業導入系統的過程中，大致可以區分為三種導入方式：

1.全面性導入
作法是將企業現有的系統完全淘汰，而直接改用整套資訊系統來連接全部的事業部門，藉由大幅度的改變，調整組織的營運方式與人員編制，同時達到企業流程再造的目標。倘若企業事先沒有規劃好，其所承擔的失敗風險也會很高，甚至帶給企業嚴重的危機，其背後面臨到的失敗成本是非常高的。

2.漸進式導入
若以導入的風險為思考出發點，會先選擇企業的一個事業單位或是功能部門，將所需要的模組作一次性的導入，待其系統運作順暢後，再進行全面性的導入，可大幅降低失敗的風險，同時可累積導入時的經驗與資源，節省全面導入的龐大花費。相對的，企業就必須付出漫長的時間成本，等待所有事業單位或功能部門都導入後，企業內部才有一套整合性資訊系統。

　
3.快速的導入
企業依據某部分的管理、作業需求做規劃，選擇導入財務管理、 人事管理、生產製造管理、配銷系統等部份模組，等將來有需要時，再進行其他功能模組的導入，如此可達到快速導入的需求。但是背後卻也帶來缺乏整體規劃的風險，因為單一模組的導入缺乏與其他部門作整體的協調，導入的眼光只侷限在單一模組，未來如果需要整合其他模組，就會面臨到重新規劃的風險成本。

不論企業選擇哪一種導入方式，都要「找對的人、做對的事」才可以讓資訊系統的導入達到事半功倍效果，企業高階主管的支持與參與、專案推行小組的推行、全體員工的執行落實及ERP廠商的專業程度，這四方面良好的協調運作是企業資訊系統能順利導入的關鍵，然而就如同企業經營追求卓越與穩健一般，資訊系統本身也必須隨著企業經營模式的轉變成長作持續性、階段性的投入與修正，才能成為適合企業經營發展的最佳解決方案。


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