雲端帳簿幫你化繁複數據為簡易圖表!

財務管理好難？
每個人都知道「你不理財，財不理你」，理財最基本的功夫就是「記帳」不只是個人、家庭要記帳，中小企業更是需要透過記帳來全面了解各種的資金項目，透過這些帳務資料來進行財務管理，尤其對中小企業而言更是重要，像：收入支出、進銷存等，各種科目遠比個人記帳複雜的多，如何實現以簡單有效率的方式管理好帳務是許中小企業的疑問。

擺脫創業初期的焦慮感
一個好的帳務服務，不僅可以協助公司帳務整理的問題，其實也幫助了公司透過財務資料進行決策判斷，帳務管理工具的補強不僅能幫助公司脫離帳務不清的困境，更能藉由各類圖表的分析強化決策的依據，擺脫創業初期的焦慮感。

財務輪廓一指搞定
和市面上記帳軟體不同的是， 「雲端帳簿」結合進貨、銷貨、存貨簿，幫助中小企業完整紀錄公司帳務明細。資料彙整後系統會自動產出報表，例如收支分析圖、資金預估表、利潤分析圖等，以圓餅圖或趨勢圖，呈現分析後的概況，並且隨時更新。藉由圖表的呈現，老闆們就可先全面性看出財務輪廓，再一一深入比較細節。

雲端帳簿除了有行動版App，還可使用Web版登入進行記帳，讓中小企業更方便能隨時隨地記帳，以及協助建立各類報表，貼心的是，雲端帳簿還搭配「雲端秘書」使用，系統會自動提醒老闆支票到期或存款餘額不足，隨時把關財務數字，避免發生財務危機。

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有記跟沒記一樣？企業管不了帳的4大原因

記帳是創業者在管理公司財務的第一步，但是真的靠記帳來管理公司財務卻少之又少，到底是那些錯誤的記帳習慣，害你花了時間記帳，卻無法達成收支平衡的狀態呢？

原因1.三天曬網兩天打漁的習慣培養一個習慣需要重覆21天才能養成，這確實是不容易，多嘗試幾種對你來說方便又不會太過刻意的方法，例如每天睡前統一記錄、或是每銷售一筆就立刻記錄…等等。無論如何最重要的是持續記錄，偶爾運動可能還會有點效果，但偶爾記帳其實跟沒記是差不多的啊！

原因2.只記不看、不分析當你持續記錄後，恭禧你養成了記帳的習慣，但是開店作生意最重要的就是要看懂這些數字背後代表的意思，透過記錄、歸納、分析金錢的流向，否則記錄下來的這些數字也沒甚麼太大的意義。

原因3.分類不當，管理亂糟糟剛開始記帳的時候也許只是記錄流水帳，只知道每天收支的金額，但是有時候像是進貨或是存貨成本，就會常常搞不清楚，好顯現在App記帳很方便，透過不同的分類簿記錄不同的項目，最後透過報表一次掌握收支與成本。 

原因4.錯用不適合的記帳工具不管是喜歡用手寫記帳簿、EXCEL或是手機APP，多嘗試幾種工具就可以找到最適合的記帳方式，無論是哪一種，當你使用之後如果覺得「麻煩」就代表這個工具或方式並不適合你囉!
記帳這門學問，有各種不同的方式和多樣化的工具，最重要是對你來說最簡單上手、容易操作、方便記錄才是最重要的。從最簡單的開始做起，持之以恆就會發現其實一點也不難。------------------------------------------------------------------------------

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「商品編號」小原則大受用，「編碼」這樣做就對了

使用資訊系統時，基本資料最重要的設定就是如何「編碼」。不論是商品編號、客戶編號、廠商編號或其他代號，這些編號會在資訊系統中的許多單據呈現，因此該如何規劃出有條理的資料編碼，又有哪些編碼原則要注意呢？
 

以下十項編碼原則讓你的編號更易讀：

一、反映分類
在規劃編碼方式時，將資料的分類納入編號中，以不同代碼表示不同的分類，這樣看到商品編號中的類別代碼就知道所屬分類了。

二、反映順序
為了方便將資料做排序，可以在編碼時加入大小順序，這樣報表會比較容易閱讀和查找。

三、變動屬性不納入
例如客戶的地址可能會搬遷，因此編碼時不建議將地址納入編號中，避免後續需要修改的困擾。
四、具備彈性
大部分的資料都需要有可以再擴充的彈性，所以最好規劃出有流水編號的編碼方式，滿足後續新資料的使用需求。

五、越短越好
在符合編碼原則的情況下，可以盡量減少編號的長度，會較容易記憶和提升效率。
六、避免暗示性的編碼
除了反應分類、順序之外，盡量不要將冗長的暗示性文字納入編號。

七、避免使用特殊符號
像「 * & ? $ @ # 」這類符號會增加輸入時的困擾，而「 , ; % _ | " ' 」符號通常是系統禁止編列的喔！

八、避免使用英文字母I、O
常讓人傻傻分不清的數字1、英文小寫l和大寫I，數字0和英文O，編碼原則就是最好避開這類字元以免混淆，改用其他容易辨別的字母代替。
九、同類的編碼長度應一致
使用相同的編碼長度，可以減少出錯，也更容易閱讀。

十、大中小分類+流水碼
第一項有提到編碼方式要能反映分類，如果像商品資料比較多，且有區分細項的類別，進行商品編號時就可以用不同的字母順位區分大、中、小類。例如「A 01 001 001」，其中A是大分類、01是中分類、001是小分類，而001是流水編號，這樣後續有新的資料時就能很快速的完成商品編號囉！

((點此看商品編號、客戶編號、廠商編號的編碼範例))

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延伸閱讀：倉管必知-庫存盤點 5步驟延伸閱讀：庫存數量又不對了，怎麼會這樣？
延伸閱讀：借出商品轉為銷貨打單，雲端ERP做給你看

倉管必知-庫存盤點 5步驟

庫存盤點流程：盤點計畫→實地盤點→盤盈虧調整。
想做好庫存管理，定期盤點是必要的，但到底要怎麼做，才不會盤的手忙腳亂、頭昏眼花？以下5件事一定要知道。

1.盤點的目的：點算商品數量與系統帳上差多少

2.盤點流程：盤點計畫→實地盤點→盤盈虧調整
3.盤點前注意：商品都依照單據進出完畢了嗎？

4.盤點中檢核：安排不同人員進行複盤

5.盤點後登錄：重計→輸入實盤數量→轉單做調整

注意！當盤點單轉成調整單後，當天不可以再建立影響庫存數量的單據，所有單據要隔天再輸入喔！


想進一步了解細項說明請看完整版「倉管必知-庫存盤點 5步驟」