企業導入系統是救命還是傷本？

企業為什麼需要導入系統？
在創業初期，作業流程通常還在磨合階段，此時可能會需要E化帳簿或雲端帳簿，簡單但清楚地記錄公司帳務狀況，避免商品數量不清、收支混亂的問題。隨著企業營運穩定與成長，原本「校長兼撞鐘」的老闆可能開始有了財會、業務、和採購人員的需求，此時便需要較完整的ERP系統(企業資源規劃系統)來輔助與串接企業流程。導入系統的主要目的，就是將公司重複性的作業活動系統化，以降低人為錯誤，並節省人工資料處理時間，能夠更快速與即時取得營運交易資訊。

企業營運常見的問題
當業務量增加、往來會計科目增多，繁雜的原始憑證資料若單靠傳統紙本作業容易有遺漏，而且財會作業過帳、核對資料較費時，結帳作業容易延宕。在配銷作業中，如果業務無法即時掌握正確庫存，可能讓訂單銷售機會流失。若是存貨管理不當，無法針對數量過多的商品提早處理，也將造成資金週轉率降低。

導入系統就萬無一失？
正確導入系統後，確實能省去許多資料計算、核對、和傳統人工的作業時間，達到較好的內稽內控、高效率營運模式，但許多中小企業面臨公司組織改造或導入資訊系統時，常會發生許多問題，此時負責推動導入的人員便顯得相當重要。很多中小企業推動資訊化的專案人員，因工作繁忙，加上對系統流程架構不夠了解，相對在導入系統時，容易虎頭蛇尾、資料建置不完全，或是流程架構不嚴謹，導致最終系統無法達到最高效能，造成人員對資訊系統使用率降低。

找對的人做對的事
雖然導入系統需要耗費一定的時間與費用成本，也可能遇到規劃不佳造成導入失敗、各別導入後的系統整合問題，以及導入系統後人員的作業流程需要重新學習與上手，但相較傳統作業的效率不彰、資料難以保存、報表資訊不即時，耗費相同的人力成本但能處理的事情卻比較少，既影響公司整體營運績效，阻礙成長機會，長久下來將因缺乏競爭力而必須退出市場。如果可以「找對的人做對的事」，從最初就能擬定系統導入計畫，透過積極推動與不斷修正流程、人員的協調與配合，相信就能找到企業本身的最佳解決方案，達到事半功倍的導入效益。


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企業導入系統的三種方式

企業導入系統的過程中，大致可以區分為三種導入方式：

1.全面性導入
作法是將企業現有的系統完全淘汰，而直接改用整套資訊系統來連接全部的事業部門，藉由大幅度的改變，調整組織的營運方式與人員編制，同時達到企業流程再造的目標。倘若企業事先沒有規劃好，其所承擔的失敗風險也會很高，甚至帶給企業嚴重的危機，其背後面臨到的失敗成本是非常高的。

2.漸進式導入
若以導入的風險為思考出發點，會先選擇企業的一個事業單位或是功能部門，將所需要的模組作一次性的導入，待其系統運作順暢後，再進行全面性的導入，可大幅降低失敗的風險，同時可累積導入時的經驗與資源，節省全面導入的龐大花費。相對的，企業就必須付出漫長的時間成本，等待所有事業單位或功能部門都導入後，企業內部才有一套整合性資訊系統。

　
3.快速的導入
企業依據某部分的管理、作業需求做規劃，選擇導入財務管理、 人事管理、生產製造管理、配銷系統等部份模組，等將來有需要時，再進行其他功能模組的導入，如此可達到快速導入的需求。但是背後卻也帶來缺乏整體規劃的風險，因為單一模組的導入缺乏與其他部門作整體的協調，導入的眼光只侷限在單一模組，未來如果需要整合其他模組，就會面臨到重新規劃的風險成本。

不論企業選擇哪一種導入方式，都要「找對的人、做對的事」才可以讓資訊系統的導入達到事半功倍效果，企業高階主管的支持與參與、專案推行小組的推行、全體員工的執行落實及ERP廠商的專業程度，這四方面良好的協調運作是企業資訊系統能順利導入的關鍵，然而就如同企業經營追求卓越與穩健一般，資訊系統本身也必須隨著企業經營模式的轉變成長作持續性、階段性的投入與修正，才能成為適合企業經營發展的最佳解決方案。


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「雲端帳簿」榮獲台灣微軟『2014最佳雲端服務開發商獎』

三十多年來，鼎新電腦不斷自我鞭策，為企業創造數位價值、協助產業發揮經營績效，針對企業不同階段的發展及需求，運用雲端技術開創新型商業模式，選擇佈署在Microsoft Windows Azure的雲端資料中心，透過在地的服務支援以及在服務等級協定（SLA）99.95% 的可用性，歷經一年半的發展，今(2014)年鼎新電腦以「雲端商務A1-雲端帳簿」在眾多雲端服務廠商中脫穎而出，於8/19獲得臺灣微軟『2014最佳雲端服務開發商獎』的肯定。

帶領微型企業邁向雲端管理的新紀元

近年來雲端話題持續的被廣泛大眾討論，「雲端運算」正在改變全球十億人電腦使用習慣的資訊新革命！隨著智慧型手機及平板電腦等行動裝置爆發性普及、網路應用更趨成熟，雲端運算已經成為市場顯學，對中小企業而言，雲端可以大幅降低企業設備建置成本，根據麥肯錫的研究報告，若是將主機設備購置、維護、網路管理與軟體升級交給雲端資料中心來處理，營運成本至少可以省下30％。

根據經濟部中小企業處的統計，台灣中小企業總數超過百萬以上，其中更有80％是屬於員工數低於5人的微型企業，在IT建置上有著技術與預算有限的困擾，在雲端運算的時代之中，鼎新電腦身為台灣ERP的領導廠商，也率先投入雲端服務的研發，運用雲端技術創新商用軟體的營運模式，鎖定微型企業的記帳管理需求，推出雲端商務A1-雲端帳簿App，透過雲端有效降低企業設備建置成本，而軟體支援多種行動裝置，在手機、平板、電腦各種裝置、任何地點下，只要透過網路登入，就能開始使用「雲端帳簿」服務。

長尾理論的雲端模式，機密資料防護滴水不漏

記帳與財務分析服務最關鍵的是確保每位客戶資料的安全性，為了讓客戶擁有更高度的保障，鼎新電腦選擇佈署在通過國際資安認證及具備三地備援機制的Microsoft Windows Azure雲端資料中心，其自動延展運算資源、高可靠度、彈性擴充、自動化等特色，讓Windows Azure自動調節雲端資源，在面對服務需求擴大的同時，幫助公司服務維持在最佳狀態。

鼎新電腦以領先業界服務全國80萬家微型企業，實踐長尾理論的雲端獲利模式並獲選執行經濟部中小企業處-103年雲端運算推廣服務計畫，推動雲端帳簿客戶年成長率150%(目前使用中客戶約3,000家) ，因此獲得臺灣微軟『2014最佳雲端服務開發商獎』的青睞。

雲端商務A1成為微型企業的第一幫手

鼎新電腦推出雲端服務的時間不算早，但卻都是依照雲端運算特性所建置，雲端商務A1不光可以在行動裝置、個人電腦使用，就連帳號申請、付款等等，均可以在網路自動完成，完全不需要仰賴人工處理。為了協助微型企業持續運用雲端服務提昇工作效率與競爭力，將延伸雲端帳簿後續的應用，如：雲端秘書，可事先通知客戶票據到期、資金不足等，有效控管財務風險，針對連鎖業者推出雲端連鎖帳等新的雲端應用，希望透過專業的技術與服務，讓台灣微小型及新創企業能夠享受高品質的雲端服務。
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分錄作帳面面觀

有學過會計的人，應該對於「分錄作帳」不太陌生，在開始前先跟各位聊聊什麼是「會計循環」?

一般來說會計循環也稱作「會計程序」，因為企業的經營具有持續性，在不斷進行的營運過程中，為了便於定期的結算損益，提供企業的營運資訊供經營者或股東參考，會將營運期間劃分成數個相等的時間段落，每個段落也就是所謂的「會計期間」。

在每一會計期間內會有六個程序，分別是分錄、過帳、試算、調整、結帳至編表，依序來處理會計事項，而這六個程序在每一會計期間內要循環一次，因此稱為「會計循環」也可以稱作為「會計程序」。

圖 會計循環

在會計處理程序中，「分錄、過帳、試算」三項工作，大概是每間公司的會計經常性處理的會計工作，依序將先後發生的交易，依發生的時間記入日記簿(或稱分錄簿)，透過分錄作業可完整紀錄每筆交易的全貌，在做完分錄後，將日記簿中每一筆交易的會計科目，分門別類的轉入分類帳稱之為「過帳」，將會計科目歸類集中，以了解該會計科目的增減變化，接下來就是要計算分類帳中借貸總額或借貸餘額是否相等，此階段將會編製「試算表」，透過試算可以驗證「分錄」和「過帳」這兩個會計程序有無錯誤。

一般公司大都會使用會計軟體系統，當交易發生時，透過電腦進行傳票作業，減少人力秏費，亦可降低作帳出錯的機會，從效率的層面來看，系統的資訊的即時性，可以協助企業在內部管理時的資訊整合，簡單來說，評估公司的需求，使用軟體系統是可以讓公司每月減少人事管銷或是提升員工的人均產值。

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找一個適合公司的“ERP會計系統”你會怎麼做？除了打電話、上網查之外，你還可以至「雲端ERP B2」網站直接「線上申請」填寫公司相關資料送出後，開通帳號就可直接開始使用。

食安連環爆，下游廠商可以做的事

假油、餿油、飼料油，食安問題連環爆，政府在餿油問題時就宣布加速推動「食品雲」，預計今年(2014)年底上線，但不到一個月又爆出飼料油問題。身為小市民只能隨時盯緊最新食安訊息，聯合抵制不肖廠商；下游廠商進了問題商品，如果沒有先做好庫存管理，就無法及時知道商品狀況，影響後續客戶退貨、向上游求償等相關事宜的處理效率。

 

食安問題的大風暴，消費者人心惶惶，下游廠商也人人自危，不知道自己進的貨是不是也是問題商品之一。因此政府加速推動「食品雲」計畫，希望透過電子發票記錄所有食品業者上至原料、下至最終製成品的貨品流向，建立追溯體系。但要輔導所有食品業者轉用電子發票並非易事，預計年底上線的「食品雲」離順利運作似乎還有一段距離。

 

下游廠商能做的除了隨時關注最新資訊，用自身經驗判斷原物料品質好壞，最好也能透過系統化流程隨時做好原物料庫存管理，有效管理商品才能提早發現異常狀況，趁早避開可能有問題的上游廠商。

 

若不幸遇到食安問題或類似案件，系統化的庫存管理與進銷流程至少可以立即清點出可能有問題的商品，快速確認商品數量和流向，才能及時做出事件反應，避免繼續誤用問題產品。向上游廠商求償時，也能直接以報表佐證，確保自身權益。

原文出處：食安問題連環爆，食品雲年底上線？下游先做好庫存管理卡實在