小公司做品牌形象，細節藏在ERP系統裡

品牌形象是客戶對公司、產品所產生的一種「感覺」，是企業一種從內而外形塑出的「精神」。像iPhone、可口可樂、麥當勞，這幾個字會讓人產生一些想法，而這種品牌形象這不光是一個LOGO、一句標語、幾行文字或廣告就可以達成。小公司做品牌或許預算有限，但其實只要做好ERP系統的管理與應用，也能從小處著手，強化顧客印象。

1. 客戶收到的DM，收件人資料有即時更新嗎？

例如桃園升格為直轄市後，正確地址應該改成「桃園市XX區」，雖然沿用「桃園縣XX市」也能寄達，但如果能及時更新正確的地址資料，客戶收到時的感覺會更好。

跟ERP系統的關係：寄送DM的名單通常由ERP系統的客戶資料篩選出來，因此最好能選擇會自動更新(例如雲端ERP)、或是能提供更新的ERP系統廠商，確保資料正確性。

小叮嚀：DM設計時可以加上「若收件人資料有誤，請洽XX-XXXXXXXX」等聯繫管道，才能即時修正客戶資料，節省錯誤寄送的成本並確保真正的客戶收到訊息。

2.客戶訂的商品，是不是都能如期出貨？

消費者購買商品通常希望越快收到越好，這時只要管理好正確的商品庫存數量就能依序出貨。但如果客戶提早下單，指定一個月後再送達，這時就需要多方考量：商品庫存數量有足夠嗎？有效期限是否夠長？如果需要補貨，需要進多少？什麼時候該叫貨？

可以用ERP系統做什麼：使用ERP系統管理日常商品庫存數量是第一步，再來就靠多樣的報表來評估商品的補貨數量和採購時機。例如參考前期的銷售報表來推測預計銷量，然後參考補貨建議報表，確認即將進貨和預計出貨的數量，再來決定補貨數量。

小叮嚀：最好先依公司能做到的目標跟客戶訂好「遊戲規則」，不要答應了卻做不到，準備出貨時才發現庫存不足，會讓品牌形象大扣分喔！

3.給客戶一些驚喜和關懷吧！

贈送一些客戶可能會喜歡但沒買過的商品，或觀察客戶偏好的商品推出組合優惠活動，創造、滿足客戶的需求讓業績蒸蒸日上。也可以針對已經一陣子未購買或消費特別多的客戶做一些關懷和促銷，告訴客戶「我們很關心你的感受」。

可以用ERP系統做什麼：ERP系統會記錄客戶的銷售資料，送贈品時就能查詢過往紀錄做選擇。銷售類報表能協助分析熱賣的商品或客戶消費額，再利用商品組合功能做特殊活動的優惠。最後觀察久未成交的客戶報表，透過關懷和促銷讓客戶回流。

小叮嚀：促銷、關懷，但是不「打擾」，從客戶的角度出發，才能找到客戶需要的價值！


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手握雲端ERP，法令修改免擔心

法令條文一直改，從個資法、二代健保，到今年初又改了人事薪資和營業稅的東西，如果即將要結算薪水或申報，現在使用的人事薪資系統或營業稅系統資料跑起來會對嗎？需不需要請我的ERP系統廠商做更新？

現在科技不斷在進步，政策法令不斷在變更，自以往的實體ERP系統走向雲端ｅ化的過程中，人們最在意的除了「好用」之外，其他莫過於「便利」及「迅速」了。像上述事件相信您也一定不陌生，現在雲端ERP的應用可以晚上更新，隔天一進公司就萬事OK！

雲端ERP系統的優勢在於無時無刻掌握最新資訊、提供即時服務，系統專業化就交給雲端平台來維護，使用者只要安心使用系統「賺大錢」，一早睡飽程式就都更新完畢！除此之外，雲端平台也會不斷的精進，將最優化的使用功能提昇到最大效能，不定時的更新程式，讓客戶永遠走在時代的尖端，獨一無二。

科技始終來自於人性，雲端ERP也莫過於此！


原文連結：手握雲端ERP，法令修改免擔心

「商品編號」小原則大受用，「編碼」這樣做就對了

使用資訊系統時，基本資料最重要的設定就是如何「編碼」。不論是商品編號、客戶編號、廠商編號或其他代號，這些編號會在資訊系統中的許多單據呈現，因此該如何規劃出有條理的資料編碼，又有哪些編碼原則要注意呢？
 

以下十項編碼原則讓你的編號更易讀：

一、反映分類
在規劃編碼方式時，將資料的分類納入編號中，以不同代碼表示不同的分類，這樣看到商品編號中的類別代碼就知道所屬分類了。

二、反映順序
為了方便將資料做排序，可以在編碼時加入大小順序，這樣報表會比較容易閱讀和查找。

三、變動屬性不納入
例如客戶的地址可能會搬遷，因此編碼時不建議將地址納入編號中，避免後續需要修改的困擾。
四、具備彈性
大部分的資料都需要有可以再擴充的彈性，所以最好規劃出有流水編號的編碼方式，滿足後續新資料的使用需求。

五、越短越好
在符合編碼原則的情況下，可以盡量減少編號的長度，會較容易記憶和提升效率。
六、避免暗示性的編碼
除了反應分類、順序之外，盡量不要將冗長的暗示性文字納入編號。

七、避免使用特殊符號
像「 * & ? $ @ # 」這類符號會增加輸入時的困擾，而「 , ; % _ | " ' 」符號通常是系統禁止編列的喔！

八、避免使用英文字母I、O
常讓人傻傻分不清的數字1、英文小寫l和大寫I，數字0和英文O，編碼原則就是最好避開這類字元以免混淆，改用其他容易辨別的字母代替。
九、同類的編碼長度應一致
使用相同的編碼長度，可以減少出錯，也更容易閱讀。

十、大中小分類+流水碼
第一項有提到編碼方式要能反映分類，如果像商品資料比較多，且有區分細項的類別，進行商品編號時就可以用不同的字母順位區分大、中、小類。例如「A 01 001 001」，其中A是大分類、01是中分類、001是小分類，而001是流水編號，這樣後續有新的資料時就能很快速的完成商品編號囉！

((點此看商品編號、客戶編號、廠商編號的編碼範例))

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延伸閱讀：倉管必知-庫存盤點 5步驟延伸閱讀：庫存數量又不對了，怎麼會這樣？
延伸閱讀：借出商品轉為銷貨打單，雲端ERP做給你看

倉管必知-庫存盤點 5步驟

庫存盤點流程：盤點計畫→實地盤點→盤盈虧調整。
想做好庫存管理，定期盤點是必要的，但到底要怎麼做，才不會盤的手忙腳亂、頭昏眼花？以下5件事一定要知道。

1.盤點的目的：點算商品數量與系統帳上差多少

2.盤點流程：盤點計畫→實地盤點→盤盈虧調整
3.盤點前注意：商品都依照單據進出完畢了嗎？

4.盤點中檢核：安排不同人員進行複盤

5.盤點後登錄：重計→輸入實盤數量→轉單做調整

注意！當盤點單轉成調整單後，當天不可以再建立影響庫存數量的單據，所有單據要隔天再輸入喔！


想進一步了解細項說明請看完整版「倉管必知-庫存盤點 5步驟」

為什麼要使用ERP？

之前和朋友討論到像我是中小企業主，到底公司需要安裝ERP嗎...這是他和我分享他以前曾在學校寫的文章(節錄一點點篇幅)和大家分享思考一下...或許我的公司在使用前，需要注意一些觀念，才能真正在使用資訊系統~看出經營的效率吧~~~

探究資訊系統導入動因是為了創變，操作(人)要改變；若是為了應變，則是系統要配合。資訊化是發展策略，組織演化或進化議題往往因主從關係不同會有不一樣的導入規劃設計。


導入資訊系統的思考是一種策略規劃，不是採購決策，應已衡量組織需求以及可負荷程度。導入系統需要耗費一定的費用與時間成本，但ERP的效益可以超過支出的效益，導入系統，在生產、財務、人資三方面可以更有效率。如：程式設計成本、人事花費等費用，有的大型企業的系統建置費用可能加起來都會超過好幾億元；另外也可能面臨規劃不佳造成導入磨合期冗、以及導入系統後人員的作業流程需要重新學習與上手等問題，但相較傳統作業，公司資料得以順利保存、人員異動交接時資訊與操作模式更能完整順暢，為了處理事情的效率提高、資訊準確，導入系統便為公司成長不可或缺的轉變。

以買賣業為例，何時導入新商品、淘汰舊商品？既有的商品如何分類上架？什麼商品應該捆綁銷售？節前節後、淡季旺季，甚至一天之內不同時段的每一商品該如何定價？何時降價？哪些商品何時要提高倉儲量？這些都要基於數據分析才能回答得好。唯有系統化才能準確且迅速的了解數據資料。

會計系統 - 執行年度結轉的好時機

使用雲端ERP B2的會計系統做會計帳年度結轉，不需要自己辛苦切傳票做會計分錄，只要按一次執行鈕，帳目即可輕輕鬆鬆完成。問題來了！會計年度結轉到底是什麼？何時需按下「會計年度結轉」的作業按鈕呢？

結轉的作用
「當年度的損益相關科目結成次年度的前期損益(或計入累積盈虧)，並將實帳戶的金額結轉為次年度的期初金額。」簡單來講，就是當一個年度結束時：
1. 虛帳戶結清：將上一年度的期末餘額轉到今年一月的前期損益或累積盈虧科目
2. 實帳戶結轉下期：將上一年度的期末餘額轉到今年一月的期初金額

還是不懂的話沒關係，只要記得：

年底到了要跨入下一年度時按下「會計年度結轉」就萬事OK！

這個動作在B2會計系統中不會產生傳票做會計分錄，只要按鈕後讓程式執行完成，就可以直接看報表確認是否結轉成功。

 

結轉的時機
使用B2會計系統作帳，執行年度結轉的時機通常有兩種：
1. 當年度會計帳已做全部做好 → 請做會計年度結轉
2. 當年度會計帳尚未完全做好，但要切明年的會計分錄了 → 請做會計年度結轉

注意唷！
B2會計系統做年度結轉便利又快速，但有以下幾點還是需特別留意：
<看完整「會計系統年度結轉注意事項」>

庫存數量又不對了，怎麼會這樣？

每當到了盤點時刻，庫存數量的變化總是讓人很傷腦筋。
「奇怪？帳上明明就還有12個，這裡怎麼只有10個？」
「這個應該已經賣完了啊，怎麼還有一箱？！」

明明已用ERP進銷存系統管帳，但庫存數量還是有誤？
很多老闆和員工心中常有疑惑，使用進銷存系統來建立單據，為何商品的庫存數量怎麼還老是不對？搞到員工自己都分不清，到底是進銷存系統帳上的庫存數量對的，還是實際盤點的庫存數量才是對的。


養成打單再拿貨的好習慣一般公司使用進銷存系統時，KEY單及領貨不一定是同一人，所以做好「依單領貨」的流程可避免人為疏失的風險。若借用商品來拍照或展示，也最好先KEY「借用」或「調撥」記錄商品取用狀況，待實際取貨時，也要再次核對單據明細是否和領取的商品相同。

商品做好歸納、分類，並標籤
適當的將商品做好歸納、分類是必要的...(查看全文) 

沒有資訊人員，中小企業也能e化成功

化企業為什麼要e化？
這個問題就如同為何要用WORD打文章,不再手寫文章,因為後續的美編,排序都很方便，更何況是企業用戶。「企業為什麼需要使用系統？」，簡單的說就是利用電腦，將公司的交易流程和營運作業電子化，提升整體效率、降低人為錯誤，讓公司可以更專注於核心服務與產品，提升競爭力。

沒有資訊人員怎麼做e化？
在過去，企業需要聘用專職的資訊人員，負責維護電腦設備、架設網站、甚至建置企業管理系統，而現今電腦網路的服務與應用普及，許多人即使不懂怎麼組電腦、寫程式，也可利用其他企業建置的Ｅ化環境，如Google、Dropbox也還是可以快速擁有自己的、部門的、企業的e化系統。

電子商務自己DIY
想要有自己的電子商務網站，網路上的網路拍賣、開店平台，讓中小企業不需要一開始就投入大把資金建置不確定營運效果的網站。
公司形象網站或內部活動網頁可直接利用免費的...(查看全文)

企業導入系統是救命還是傷本？

企業為什麼需要導入系統？
在創業初期，作業流程通常還在磨合階段，此時可能會需要E化帳簿或雲端帳簿，簡單但清楚地記錄公司帳務狀況，避免商品數量不清、收支混亂的問題。隨著企業營運穩定與成長，原本「校長兼撞鐘」的老闆可能開始有了財會、業務、和採購人員的需求，此時便需要較完整的ERP系統(企業資源規劃系統)來輔助與串接企業流程。導入系統的主要目的，就是將公司重複性的作業活動系統化，以降低人為錯誤，並節省人工資料處理時間，能夠更快速與即時取得營運交易資訊。

企業營運常見的問題
當業務量增加、往來會計科目增多，繁雜的原始憑證資料若單靠傳統紙本作業容易有遺漏，而且財會作業過帳、核對資料較費時，結帳作業容易延宕。在配銷作業中，如果業務無法即時掌握正確庫存，可能讓訂單銷售機會流失。若是存貨管理不當，無法針對數量過多的商品提早處理，也將造成資金週轉率降低。

導入系統就萬無一失？
正確導入系統後，確實能省去許多資料計算、核對、和傳統人工的作業時間，達到較好的內稽內控、高效率營運模式，但許多中小企業面臨公司組織改造或導入資訊系統時，常會發生許多問題，此時負責推動導入的人員便顯得相當重要。很多中小企業推動資訊化的專案人員，因工作繁忙，加上對系統流程架構不夠了解，相對在導入系統時，容易虎頭蛇尾、資料建置不完全，或是流程架構不嚴謹，導致最終系統無法達到最高效能，造成人員對資訊系統使用率降低。

找對的人做對的事
雖然導入系統需要耗費一定的時間與費用成本，也可能遇到規劃不佳造成導入失敗、各別導入後的系統整合問題，以及導入系統後人員的作業流程需要重新學習與上手，但相較傳統作業的效率不彰、資料難以保存、報表資訊不即時，耗費相同的人力成本但能處理的事情卻比較少，既影響公司整體營運績效，阻礙成長機會，長久下來將因缺乏競爭力而必須退出市場。如果可以「找對的人做對的事」，從最初就能擬定系統導入計畫，透過積極推動與不斷修正流程、人員的協調與配合，相信就能找到企業本身的最佳解決方案，達到事半功倍的導入效益。


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延伸閱讀：企業導入系統的三種方式
延伸閱讀：雲端ERP、買單機版，哪個“成本”划算？
延伸閱讀：雲端B2客戶：系統很流暢，一下就解決了

企業導入系統的三種方式

企業導入系統的過程中，大致可以區分為三種導入方式：

1.全面性導入
作法是將企業現有的系統完全淘汰，而直接改用整套資訊系統來連接全部的事業部門，藉由大幅度的改變，調整組織的營運方式與人員編制，同時達到企業流程再造的目標。倘若企業事先沒有規劃好，其所承擔的失敗風險也會很高，甚至帶給企業嚴重的危機，其背後面臨到的失敗成本是非常高的。

2.漸進式導入
若以導入的風險為思考出發點，會先選擇企業的一個事業單位或是功能部門，將所需要的模組作一次性的導入，待其系統運作順暢後，再進行全面性的導入，可大幅降低失敗的風險，同時可累積導入時的經驗與資源，節省全面導入的龐大花費。相對的，企業就必須付出漫長的時間成本，等待所有事業單位或功能部門都導入後，企業內部才有一套整合性資訊系統。

　
3.快速的導入
企業依據某部分的管理、作業需求做規劃，選擇導入財務管理、 人事管理、生產製造管理、配銷系統等部份模組，等將來有需要時，再進行其他功能模組的導入，如此可達到快速導入的需求。但是背後卻也帶來缺乏整體規劃的風險，因為單一模組的導入缺乏與其他部門作整體的協調，導入的眼光只侷限在單一模組，未來如果需要整合其他模組，就會面臨到重新規劃的風險成本。

不論企業選擇哪一種導入方式，都要「找對的人、做對的事」才可以讓資訊系統的導入達到事半功倍效果，企業高階主管的支持與參與、專案推行小組的推行、全體員工的執行落實及ERP廠商的專業程度，這四方面良好的協調運作是企業資訊系統能順利導入的關鍵，然而就如同企業經營追求卓越與穩健一般，資訊系統本身也必須隨著企業經營模式的轉變成長作持續性、階段性的投入與修正，才能成為適合企業經營發展的最佳解決方案。


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分錄作帳面面觀

有學過會計的人，應該對於「分錄作帳」不太陌生，在開始前先跟各位聊聊什麼是「會計循環」?

一般來說會計循環也稱作「會計程序」，因為企業的經營具有持續性，在不斷進行的營運過程中，為了便於定期的結算損益，提供企業的營運資訊供經營者或股東參考，會將營運期間劃分成數個相等的時間段落，每個段落也就是所謂的「會計期間」。

在每一會計期間內會有六個程序，分別是分錄、過帳、試算、調整、結帳至編表，依序來處理會計事項，而這六個程序在每一會計期間內要循環一次，因此稱為「會計循環」也可以稱作為「會計程序」。

圖 會計循環

在會計處理程序中，「分錄、過帳、試算」三項工作，大概是每間公司的會計經常性處理的會計工作，依序將先後發生的交易，依發生的時間記入日記簿(或稱分錄簿)，透過分錄作業可完整紀錄每筆交易的全貌，在做完分錄後，將日記簿中每一筆交易的會計科目，分門別類的轉入分類帳稱之為「過帳」，將會計科目歸類集中，以了解該會計科目的增減變化，接下來就是要計算分類帳中借貸總額或借貸餘額是否相等，此階段將會編製「試算表」，透過試算可以驗證「分錄」和「過帳」這兩個會計程序有無錯誤。

一般公司大都會使用會計軟體系統，當交易發生時，透過電腦進行傳票作業，減少人力秏費，亦可降低作帳出錯的機會，從效率的層面來看，系統的資訊的即時性，可以協助企業在內部管理時的資訊整合，簡單來說，評估公司的需求，使用軟體系統是可以讓公司每月減少人事管銷或是提升員工的人均產值。

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找一個適合公司的“ERP會計系統”你會怎麼做？除了打電話、上網查之外，你還可以至「雲端ERP B2」網站直接「線上申請」填寫公司相關資料送出後，開通帳號就可直接開始使用。